Zatrudnienie nowego pracownika wymaga od pracodawcy uzyskania od niej określonych danych oraz dokumentów, z których powinno m.in. wynikać, że może ona wykonywać powierzane jej zadania. Żądanie ich przedstawienia nie wynika z woli pracodawcy, ale z przepisów prawa pracy.

Dane osobowe i dokumenty
Zakres danych osobowych, których ujawnienia ma prawo wymagać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, określa art. 221 § 1 i 4 k.p. Od kandydata do pracy może on żądać podania:

• imienia (imion) i nazwiska,
• imion rodziców,
• daty urodzenia,
• miejsca zamieszkania lub adresu do korespondencji,
• wykształcenia,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Przedstawienia innych danych osobowych można żądać tylko i wyłącznie wtedy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Uwaga
Osoba ubiegająca się o pracę przekazuje informacje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych, na podstawie art. 221 par. 3 kp., np. dowodem osobistym, dyplomami i swiadectwami ukończenia szkoły.
Od kandydata na pracownika pracodawca może też żądać złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego, wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zakres wymaganych dokumentów określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r., dotyczące prowadzonej przez pracodawców dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 1996 nr 62, poz. 286 z późn. zm). Załącznik nr 1 do tego rozporządzenia stanowi wzór kwestionariusza osobowego.
Nalezy zauwazyc, że we wzorze kwestionariusza osobowego nie ma pytań o miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, a także miejsce zameldowania i numer telefonu. Pracodawca nie może wymagać podania takich informacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także od pracownika.
Ponadto we wzorze tego kwestionariusza znajdują się nie tylko pytania o dane osobowe wymagane przy ubieganiu się o pracę, ale także o te, których pracodawca ma prawo wymagać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. W związku z tym, od kandydata do pracy pracodawca może wymagać wypełnienia części kwestionariusza, zawierającej pytania o dane osobowe, o których mowa w art. 22 1 § 1 k.p. Pozostałą część osoba ta wypełni dopiero po nawiązaniu z nią stosunku pracy.
Od swojego nowego pracownika pracodawca ma prawo żądać podania numeru PESEL. Ponadto może zażyczyć podania:

• innych danych osobowych, niż wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie, a także
• imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika,

jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Jezeli chodzi o inne dane osobowe, dotyczy to m.in.: informacji o przekonaniach religijnych, przynależności wyznaniowej lub przynależności związkowej. Z tymi informacjami związane są pewne uprawnienia pracownicze, np. prawo pracowników określonych religii i wyznań do uzyskiwania zwolnień od pracy w celu obchodzenia swoich świąt, które w Polsce nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy, prawo pracowników pełniących określone funkcje w związkach zawodowych do uzyskiwania zwolnień od pracy. Aby skorzystać z tych uprawnień, osoby te muszą ujawnić odpowiednie informacje. Jest to jednak prawem pracownika, a nie obowiązkiem – jeżeli pracownik nie zamierza z nich korzystać, nie musi przekazywać pracodawcy wspomnianych danych.
Również przedstawienie danych odnośnie dzieci jest wymagane wyłącznie, gdy pracownik ma zamiar korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem – np. z urlopu wychowawczego, z którego pracownik może korzystać najwyżej do ukończenia przez dziecko 4 roku życia, czy z prawa do 2 dni wolnych na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat.
Uwaga
Pracodawca przed zatrudnieniem pracownika ma obowiązek uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych.
Wreszcie pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli taki obowiązek wynika z odrębnych przepisów. Z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wynika na przykład, że podatnik musi podać płatnikowi na jego żądanie Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Zawarcie umowy o pracę
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Nie oznacza to jednak, że umowy o pracę zawarte ustnie albo w sposób dorozumiany (np. przez dopuszczenie pracownika do pracy) są nieważne. W takich przypadkach od pracodawcy wymagane jest potwierdzenie pracownikowi na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.).
Niezbedne elementy, które powinna zawierać umowa o pracę, wskazuje art. 29 § 1 k.p. Umowa o pracę powinna określać: strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj i miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Wzór umowy zawarty jest w załączniku nr 2 wspomnianego wyzej rozporządzenia.
Dodatkową informację muszą zawierać umowy o pracę zawierane z pracownikami, którzy mają wykonywać pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy. Strony takiej umowy mają obowiązek ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do otrzymania dodatku do wynagrodzenia za pracę jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 k.p).

Przed dopuszczeniem do pracy
Co do zasady, każda osoba przyjmowana do pracy podlega wstępnym badaniom lekarskim. Pracodawca powinien wydać skierowanie na takie badania, ponosi on również koszt tych badań (art. 229 § 6 k.p.).
Uwaga
Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy. Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 229 § 1 k.p.).
Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem do pracy. Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Takie szkolenie nie jest wymagane w przypadku, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę (art. 237 3 § 2 i 3 k.p.).
Kodeks pracy nakłada obowiązek zapoznania pracownika z określonymi informacjami. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy zapoznać go z:

• treścią regulaminu pracy,
• zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem

rodzaju pracy.
Ponadto pracodawca ma obowiązek zawiadomienia urzędu pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej jako bezrobotna. O fakcie tym należy powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy w formie pisemnej, w ciągu 5 dni.

Pozaumowne warunki zatrudnienia
Od dnia 1 stycznia 2004r. pracodawa musi poinformować zatrudnianych pracowników o tzw. pozaumownych warunkach zatrudnienia. Ten obowiązek sformułowano w art. 29 § 3 k.p., który wymaga pisemnego poinformowania przyjmowanego do pracy pracownika o takich pozaumownych warunkach zatrudnienia, jak:

• obowiązująca dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,
• częstotliwość wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• urlop wypoczynkowy,
• długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Obowiązek podania powyższych informacji dotyczy zarówno tego pracodawcy, który ma obowiązek ustalania regulaminu pracy, jak i tego, którego taki obowiązek nie dotyczy.
Natomiast pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, informuje pracownika dodatkowo o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

Uwaga
Przekazanie tych informacji powinno nastąpić indywidualnie w stosunku do każdego pracownika, w formie pisemnej. Na przekazanie tych informacji pracodawca ma 7 dni, licząc od dnia zawarcia umowy o pracę. Jeżeli więc umowa zawarta zostanie wcześniej niż określono dzień rozpoczęcia pracy przez pracownika, może to oznaczać konieczność dostarczenia pracownikowi takich informacji przed dniem rozpoczęcia przez niego pracy.