Pracodawca może powierzyć swoje mienie łącznie kilku pracownikom. W tym celu musi zawrzeć z nimi umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, w której wyrażą oni zgodę na sprawowanie wspólnej pieczy nad powierzonym mieniem pracodawcy. Umowa o współodpowiedzialności materialnej musi mieć formę pisemną. Szczegóły dotyczące tego rodzaju odpowiedzialności określone zostały w rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663).

Istotą umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej jest to, że w razie wystąpienia niedoboru, uczestniczący w niej pracownicy odpowiadają za szkodę w częściach określonych w umowie. W praktyce, najczęściej pracownicy odpowiadają w częściach równych. W razie ustalenia, że szkoda w całości została spowodowana tylko przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Rozporządzenie przyznaje szczególne uprawnienia pracownikom uczestniczącym w umowie:

• możliwość współdecydowania o składzie osobowym zespołu ponoszącego wspólną odpowiedzialność,
• wyrażenie zgody na dopuszczenie do powierzonego mienia osób niezwiązanych umową,
• prawo do aktywnego uczestniczenia w inwentaryzacji, zarówno przed powierzeniem mienia jak i w czasie późniejszym,
• prawo do wglądu w księgi rachunkowe,
• prawo uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia,
• prawo żądania przeprowadzenia inwentaryzacji w sytuacji, gdy zachodzi podejrzenie, że inny współodpowiedzialny pracownik nie wykonuje swoich obowiązków. Jeżeli pracodawca w terminie 7 dni od zgłoszenia takiego wniosku nie rozpocznie inwentaryzacji lub nie odsunie od pracy pracownika, któremu stawiane są zarzuty, wówczas pracownik występujący z wnioskiem o inwentaryzację może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie jest ściśle związana z umową o pracę, może bowiem być zawarta wyłącznie z pracownikiem, czyli osobą pozostającą w stosunku pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę (niezależnie od tego, przez którą stronę) skutkuje koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji. W takim wypadku powinna się ona zakończyć najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę.