Odpowiedni dobór kadr poprzez zatrudnianie nowych pracowników jest stałym elementem funkcjonowania firmy. Jest także kluczem do sukcesu, gdyż od tego zależy, jakim potencjałem dysponuje przedsiębiorstwo i jakie są możliwości jego rozwoju i konkurencyjności na rynku. Proces zatrudniania nowego pracownika jest obwarowany wieloma wymogami formalnoprawnymi. Oto wykaz dokumentów, wraz z komentarzem, niezbędnych do zatrudnienia pracownika.

Umowa przedwstępna

Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca i przyszły pracownik mogą (ale nie muszą) zawrzeć umowę przedwstępną, zawierającą zobowiązanie stron do zawarcia w przyszłości umowy przyrzeczonej. Do umowy przedwstępnej stosuje się przepisy prawa cywilnego. Powinna ona być sporządzona w formie pisemnej i zawierać:

1. zobowiązanie stron do zawarcia umowy o pracę,
2. istotne postanowienia umowy przyrzeczonej:
   • określenie stron umowy
   • wskazanie rodzaju umowy przyrzeczonej
   • terminu jej zawarcia oraz
   • warunków pracy i płacy, w szczególności: rodzaju i wymiaru pracy, wynagrodzenia.

Strony mogą w umowie przedwstępnej postanowić o terminie zawarcia umowy – może być on określony poprzez wskazanie konkretnej daty, w której umowa ma być zawarta lub do upływu której ma nastąpić zawarcie umowy, albo poprzez wskazanie zdarzenia, którego zaistnienie umożliwi zawarcie ostatecznej umowy. Termin wystąpienia zdarzenia wyznaczającego zawarcie umowy o pracę musi być konkretny i znany stronom przynajmniej w przybliżeniu.

Jeżeli umowa przedwstępna została zawarta na piśmie, a pracodawca uchyla się od zawarcia umowy o pracę, drugiej stronie przysługują następujące uprawnienia:

• prawo dochodzenia przed sądem zawarcia umowy przyrzeczonej,
• prawo żądania naprawienia szkody powstałej na skutek tego, że strona liczyła na zawarcie umowy.

Prawo dochodzenia roszczeń wynikających z umowy przedwstępnej przedawnia się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta.

Jeżeli stroną uchylającą się od zawarcia umowy o pracę jest przyszły pracownik, pracodawcy z reguły wybierają odszkodowanie. Szkoda obejmuje szkodę rzeczywistą, czyli np. nakłady poniesione na organizację stanowiska pracy.

Kwestionariusz osobowy

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem związanym ze stosunkiem pracy i zawierającym dane osobowe kandydata na pracownika, które podlegają ochronie. Za dane osobowe uznaje się każą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie tożsamości tej osoby, a także informacje dotyczące zidentyfikowanej osoby (art. 6 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.).

Katalog danych osobowych, których ma prawo żądać pracodawca, został określony w art. 22 k.p. i zawiera:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca może żądać numeru PESEL, innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeśli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika z uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 22¹ § 2 k.p.).

Innych danych osobowych pracodawca może żądać tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.).

28 lipca 2006 r. weszło w życie rozporządzenie MPiPS z 22 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 125, poz. 869). Obecnie obowiązują dwa nowe wzory kwestionariusza osobowego:

1. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik nr 1 do rozporządzenia),
2. kwestionariusz osobowy dla pracownika (załącznik nr 1a do rozporządzenia).

Badania lekarskie

Badania wstępne. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Każda osoba przyjmowana do pracy, pracownicy młodociani oraz wszyscy inni pracownicy przenoszeni na inne stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub uciążliwe warunki, muszą być skierowani na wstępne badania lekarskie (art. 229 § 1 k.p.). Badaniom tym nie podlegają natomiast osoby, które ponownie przyjmowane są u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Poza badaniami wstępnymi, pracodawca kieruje pracowników na badania okresowe i kontrolne.

Badania okresowe. Badaniom okresowym podlegają wszyscy pracownicy. Częstotliwość badań okresowych określa lekarz, opierając się na wskazówkach metodycznych załączonych do rozporządzenia MZiOS z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 69, poz. 332 ze zm.).

Pracodawca zapewnia również badania okresowe po zaprzestaniu pracy w tych warunkach lub – na ich wniosek – nawet po rozwiązaniu umowy o pracę dla pracowników, którzy pracowali w warunkach narażenia na działania substancji czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Badania kontrolne. Badania kontrolne przeprowadza się w przypadku niezdolności pracownika do pracy spowodowanej chorobą, trwającą dłużej niż 30 dni.

Badania lekarskie przeprowadza się na koszt pracodawcy. Badania okresowe i kontrolne przeprowadzane są w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, w razie zaś przejazdu na badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu.

Uchylanie się pracownika od badań oraz nieprzedstawienie aktualnego zaświadczenia lekarskiego stanowi uzasadnioną przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

Badanie profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Skierowanie powinno zawierać:

• określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane,
• w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu,
• w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony,
• informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy, czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Szczegółowy tryb i zakres badań lekarskich określa rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. Rozporządzenie określa zakres badań profilaktycznych, który stanowi wskazówkę dla lekarza przeprowadzającego badanie. Lekarz ma prawo poszerzyć zakres badań, jeśli uzna to za stosowne. Po przeprowadzeniu badania lekarz wystawia zaświadczenie, uwzględniające wyniki badania oraz ocenę zagrożeń występujących na danym stanowisku pracy.

Zaświadczenie lekarskie przekazywane jest pracownikowi i pracodawcy, który przechowuje je w aktach osobowych pracownika.

Szkolenia wstępne bhp

Pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy skierować pracownika na wstępne szkolenie ogólne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Zasady szkolenia określa rozporządzenie MGiP z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 ze zm.).

Pracownik jest zobowiązany wziąć udział w szkoleniu oraz poddać się egzaminowi, jeśli taki jest przewidziany po ukończeniu szkolenia.

Cel. Wstępne szkolenie bhp ma na celu poinformowanie pracownika o czynnikach środowiska pracy, które mogą powodować zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia podczas pracy, zapoznanie z odpowiednimi środkami i działaniami zapobiegawczymi oraz podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy.

Forma. Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje:

1. szkolenie wstępne ogólne, zwane „instruktażem ogólnym”;
2. szkolenie wstępne na stanowisku pracy, zwane „instruktażem stanowiskowym”.

Obowiązki organizatora. Obowiązkiem organizatora szkolenia (pracodawcy i jednostki uprawnionej do przeprowadzenia szkolenia) jest zapewnienie:

• programów poszczególnych rodzajów szkolenia opracowanych dla określonych grup stanowisk,
• programów szkolenia instruktorów w zakresie metod prowadzenia instruktażu – w przypadku prowadzenia takiego szkolenia,
• wykładowców i instruktorów posiadających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia,
• odpowiednich warunków lokalowych do prowadzenia działalności szkoleniowej,
• wyposażenia dydaktycznego niezbędnego do właściwej realizacji programów szkolenia,
• właściwego przebiegu szkolenia oraz prowadzenia dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń.

Instruktaż ogólny, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, odbywają:

• nowo zatrudnieni pracownicy,
• studenci odbywający u pracodawcy praktykę studencką oraz
• uczniowie szkół zawodowych zatrudnieni w celu praktycznej nauki zawodu.

Instruktaż ogólny przeprowadza:

• pracownik służby bhp lub
• osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo
• pracownik wyznaczony przez pracodawcę, posiadający zasób wiedzy i umiejętności zapewniające właściwą realizację programu instruktażu.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku:

1. pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych;
2. pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1;
3. ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Czas trwania instruktażu stanowiskowego powinien być uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń występujących na stanowisku pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza, wyznaczona przez pracodawcę, osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoby te posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Obowiązki wobec powiatowego urzędu pracy

Przed zatrudnieniem osoby lub powierzeniem jej innej pracy zarobkowej pracodawca ma obowiązek odebrać od niej pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy (poniższy wzór lub pkt 10 kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie). W przypadku, gdy osoba podejmująca zatrudnienie pozostaje w rejestrze dla bezrobotnych, pracodawca jest zobowiązany w ciągu 5 dni od zatrudnienia powiadomić o tym fakcie powiatowy urząd pracy. Niedopełnienie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny nie niższą niż 3000 zł.

Zakres obowiązków pracownika

Pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.).

Pracodawca powinien sporządzić i zapoznać pracownika z zakresem obowiązków (zakresem czynności) przed rozpoczęciem przez niego pracy. Może to uczynić w formie ustnej lub pisemnej. Forma pisemna jest wskazana ze względów dowodowych. Wykaz obowiązków pracownika ustala pracodawca jednostronnie, odmowa zaś jego podpisania przez pracownika może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Pracodawca ustala jednak zakres czynności zgodnie z określonym w umowie o pracę rodzajem pracy. Oznacza to, że zakres czynności nie może prowadzić do rozszerzenia umówionego rodzaju pracy. Istnienie takiego dokumentu podpisanego przez pracownika ma istotne znaczenie przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub nakładaniu kar porządkowych w sytuacji, gdy pracownik nie wykonuje lub wykonuje niewłaściwie swoje obowiązki.

Zakres obowiązków może stanowić część umowy o pracę lub odrębne pismo – załącznik do umowy.

Pracodawca może w zakresie czynności umieścić postanowienie: „pracownik ma obowiązek wykonywać także inne polecenia bezpośredniego przełożonego”. Pracownik jest związany tym postanowieniem, gdy „inne czynności” zlecił właściwy przełożony i są one zgodne z jego kompetencjami oraz prawem i odpowiadają rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.

Zapoznanie się z regulaminem pracy

Zapoznanie pracownika z treścią obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy, przed rozpoczęciem przez niego pracy jest jednym z obowiązków pracodawcy (art. 1043 § 2 k.p.). Obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu oznacza nie tylko podanie go do wiadomości, czyli udostępnienie regulaminu, ale także objaśnienie jego treści. Niewykonanie przez pracodawcę tego obowiązku może usprawiedliwić postępowanie pracownika niezgodne z regulaminem, z którym nie został zapoznany. Pracownik stwierdza zapoznanie się z treścią regulaminu własnoręcznym podpisem. Nie oznacza to, że jednocześnie zgadza się ze wszystkimi postanowieniami regulaminu. Zgoda taka nie jest w tym wypadku wymagana. Odmowa zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a co za tym idzie – podpisania oświadczenia, może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Zapoznanie się z zakresem informacji objętych tajemnicą

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien zapoznać go z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w przepisach dotyczących rodzaju pracy, którą będzie wykonywał pracownik (art. 104³ § 2 k.p.).

Na pracowniku spoczywa obowiązek przestrzegania tajemnicy państwowej, służbowej, zawodowej i handlowej przedsiębiorstwa.

Tajemnica zawodowa – tajemnica, do zachowania której zobowiązane są osoby na podstawie ustaw dotyczących niektórych zawodów, np. prawnicy, dziennikarze, lekarze.

Tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, handlowe i organizacyjne przedsiębiorstwa, nieujawnione do publicznej wiadomości, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Obowiązek zachowania tajemnicy państwowej i służbowej dotyczy osób wymienionych w ustawie o ochronie informacji niejawnych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).