Podstawowe znaczenie dla pozyskiwania danych osobowych kandydatów do pracy ma
art. 221 Kodeksu pracy, określający cel przetwarzania i zakres danych, do żądania których uprawniony jest pracodawca.

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy wyłącznie następujących danych:

• imię (imiona) i nazwisko (bez nazwiska rodowego kandydatki),
• imiona rodziców (bez nazwiska rodowego matki),
• data urodzenia (bez miejsca urodzenia),
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
  (art. 22 1 § 1 kp)

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy, aby przedstawił:

• wypełniony kwestionariusz osobowy (od 28 lipca 2006 r. – bez fotografii),
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, ale tylko te obejmujące okresy pracy w roku kalendarzowym, w którym pracownik stara się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum – od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na danym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
  np. zaświadczenia o niekaralności.

(§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika)

Żądanie danych, czyli…

Przyjęcie, że pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy innych danych niż wynikające
z art. 22 1 kp i rozporządzenia wykonawczego wywołuje określone skutki. Przede wszystkim pod pojęciem „żądanie” (w rozumieniu art. 22 1 kp) należy rozumieć:

• stawianie określonych pytań podczas rozmów kwalifikacyjnych,
• stosowanie ankiet (kwestionariuszy), także w formie elektronicznej, wskazujących na konieczność udzielenia określonych danych osobowych wykraczających poza ten przepis,
• wyrażanie „życzeń” dotyczących ujawnienia określonych danych osobowych. Tak należy interpretować pytania formułowane na rozmowie kwalifikacyjnej czy też w formularzu aplikacyjnym, gdyż z uwagi na sytuację osoby starającej się o pracę, takie „życzenia” są równoznaczne z żądaniem odpowiedzi i stawiają w niekorzystnej sytuacji kandydata do pracy odmawiającego jej, co może przesądzać o nienawiązaniu stosunku pracy. Analogiczna sytuacja występuje w przypadku wymagań prezentowanych w ogłoszeniu prasowym. Wymagania dotyczące przekazania innych danych niż określone w przepisach są niezgodne z prawem.

Dodatkowe dokumenty, które nie są obowiązkowe

Rozporządzenie stanowi, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie może (ale nie musi) dodatkowo przedłożyć:

• dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok,
  w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz
• dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (§ 1 ust. 2 rozporządzenia).

Dobrowolne podanie danych przez kandydata

Osobną kwestią wymagającą rozważenia jest dobrowolne podanie z własnej inicjatywy przez kandydata do pracy informacji innych niż wynikające z art. 22 1 kp i rozporządzenia wraz ze zgodą
na ich przetwarzanie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Nie ma tu wprawdzie zastosowania obostrzenie z art. 22 1 kp, niemniej jednak należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. A według tej ustawy przetwarzanie pewnych danych osobowych może być nielegalne, jeżeli pracodawca zbiera je w zbyt szerokim zakresie.

Pamiętaj o obowiązującej pracodawców, jako administratorów danych, zasadzie adekwatności, z której wynika zakaz gromadzenia danych w szerszym zakresie niż ten, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych, czyli w tym przypadku procesu rekrutacji.

Wojciech Michałek
WIK Consulting Doradztwo HR Szkolenia