W ostatnich latach coraz więcej firm zlecało prowadzenia spraw kadrowych i płacowych firmie zewnętrznej (tzw. outsourcing). Teraz kryzys jeszcze spotęgował to zjawisko. I nic dziwnego, bo można się pozbyć wielu obowiązków, zredukować etaty itd. Ale uwaga! Oddanie kadr czy płac na zewnątrz nie zwalnia Cię z odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie kadr! Sprawdź, jak przeprowadzić outsourcing i czy w ogóle może on Ci się „opłacić”…

CZY TO SIĘ OPŁACA?

Załóżmy, że wskazałeś już czynności, które mógłbyś zlecić podmiotowi zewnętrznemu (np. kadry i płace). Przeanalizuj teraz, jakie mogą się z tym wiązać korzyści i zagrożenia.

Zalety outsourcingu:

1. Umożliwia skoncentrowanie się na właściwej działalności. Uwalnia menedżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych. Eliminuje zadania rutynowe i cykliczne.
2. Pozwala utrzymać niższy poziom zatrudnienia i zmniejszyć koszty związane ze szkoleniami (np. o zmianach w prawie).
3. Odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia procesów personalnych, np. naliczania płac, przejęta zostaje przez doświadczoną firmę zewnętrzną (poczucie większego bezpieczeństwa).
4. Mniejsze nakłady na utrzymanie bazy technicznej, a jednocześnie dostęp do specjalistycznego oprogramowania firmy outsourcingowej.
5. Zapewnione jest stałe i aktywne doradztwo dla zarządu (raporty, zestawienia, porady kadrowo-płacowe).
6. Dostęp do sprawdzonych systemów monitorowania zmian w prawie.
7. W przypadku administrowania teczkami pracowniczymi oraz wynagrodzeniami zmniejszeniu ulegają koszty jednostkowe, a przy długofalowej współpracy z firmą zewnętrzną można liczyć na rabaty również na inne usługi.

Wady outsourcingu:

1. Koszty wynagrodzenia dla firmy outsourcingowej.
2. Utrata kontroli nad ważnym dla firmy obszarem – takim np. jak kadry i płace, które są elementem newralgicznym w każdej firmie.
3. Wypłynięcie poza firmę istotnych danych (wynagrodzenia, dane osobowe).
4. Problemy prawne w razie nienależytego wywiązywania się z zadań przez firmę zewnętrzną. Na przykład w razie uchybień spowodowanych przez firmę zewnętrzną to pracodawca ponosi za nie odpowiedzialność (np. wypłaca pracownikowi odszkodowanie, płaci mandat PIP), a jedynie może później dochodzić odszkodowania od firmy outsourcingowej w drodze powództwa cywilnego.
5. Utrata części własnego personelu kadrowo-płacowego, który później trudno „odtworzyć”.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy zewnętrznej?
Większość zagrożeń związanych z outsourcingiem wynika z wyboru niewłaściwej firmy. Dobrze przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem firmy świadczącej obsługę kadrowo-płacową i ustal listę spraw, na których najbardziej Ci zależy.

Przykład
W przypadku administracji kadrowo-płacowej pracodawcy może zależeć na:

• generowaniu listy płac wraz z przygotowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej (lista płac, PIT-y, inne) bez przygotowywania całego procesu wewnątrz firmy lub z dogłębną analizą tego, jak firma w tym obszarze funkcjonuje, po to, by tę funkcjonalność usprawnić;
• generowaniu listy płac wraz z przygotowaniem różnych raportów, analiz danych, symulacji.

Sprawdzenie doświadczenia firmy
Warto sprawdzić doświadczenie firmy outsourcingowej i oferowane gwarancje. Przy większych zleceniach może się przydać pomoc prawnika. Zastanów się, czy dana firma oferuje to, na czym Tobie najbardziej zależy. Przykładowo: dostęp do danych z możliwością samodzielnej ich modyfikacji jest przydatny – ale trudniej ustalić granicę odpowiedzialności za ich przetwarzanie.

Przykład
Warto sprawdzić, jakim systemem kadrowo-płacowym posługuje się firma. Zazwyczaj im bardziej rozbudowany jest to system, tym wyższa jego funkcjonalność. Część firm oferuje rozwiązania on-line, które dają możliwość wpisywania danych poprzez sieciowe połączenie. Inne umożliwiają dostęp do bazy danych, ale bez możliwości dokonywania w niej zmian. Wszystkie rozwiązania powinny zapewniać poufność.

Zasady współpracy z firma zewnętrzną

Przygotuj roczny harmonogram
Każdy kolejny rok współpracy z firmą outsourcingową powinien rozpoczynać się przygotowanym na cały rok harmonogramem współpracy, zawierającym daty przekazywania dokumentów, danych, z uwzględnieniem specyfiki każdego miesiąca.

Ustal procedury współpracy
U pracodawcy, który zlecił prowadzenie kadr i płac na zewnątrz, nie musi być osoby, która dalej zajmowałaby się kadrami i płacami. Powinna być jednak osoba, która będzie miała w zakresie swoich obowiązków współpracę z firmą outsourcingową. Strony muszą wiedzieć, z kim kontaktować się zarówno w okresie codziennej współpracy (np. wzajemne przekazywanie dokumentacji pracowniczej), jak i w momentach „kryzysowych”.

Twoje obowiązki
Umowa z firmą outsourcingową często zakłada, że powinieneś ściśle z nią współdziałać, a w szczególności:

• dostarczać w ustalonych terminach niezbędne dokumenty,
• udzielać na każde żądanie informacji na temat objęty umową,
• stosowania się do zaleceń firmy w zakresie wykonywanego zlecenia.

Obowiązki firmy outsourcingowej – w zakresie kadr
W zakresie prowadzenia w imieniu pracodawcy działu kadr oraz dokumentacji pracowniczej, firma outsourcingowa może wziąć odpowiedzialność za realizację zadań, do których m.in. należą:

• nawiązywanie stosunku pracy – przygotowanie umów,
• zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników,
• przygotowywanie dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia, zmianą warunków pracy i płacy oraz rozwiązaniem stosunku pracy,
• szczegółowe określenie różnych uprawnień pracowniczych, m.in. wymiaru urlopów itp.,
• prowadzenie dokumentacji zatrudnienia i statystki kadrowej (np. historii zatrudnienia i stażu pracy, zestawień wszystkich urlopów i nieobecności),
• monitorowanie wszelkich ważnych dat związanych z zatrudnieniem (m.in. rozwiązania umowy o pracę czy nabycia nowych uprawnień, obowiązkowych badań i szkoleń),
• rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami (w tym przygotowywanie dla pracodawcy oświadczeń woli w tej sprawie),
• sporządzanie umów cywilnoprawnych,
• wystawianie zaświadczeń dla pracowników, związanych z zatrudnieniem, zasiłkami i wynagrodzeniem (ewentualnie także innych),
• wystawianie i wysyłanie do pracowników świadectw pracy oraz innych dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia,
• sporządzanie raportów dotyczących kadr (np. rotacji zatrudnienia), zestawień dla GUS,
• prowadzenie bieżącego doradztwa kadrowego, raportowanie o zmianach w prawie,
• przygotowywanie wzorów umów oraz dokumentów i druków wewnętrznych dla potrzeb konkretnej firmy oraz dostosowywanie do bieżących przepisów istniejących regulaminów, zarządzeń, dokumentów,
• występowanie (na podstawie odrębnych upoważnień) w imieniu pracodawcy przed urzędami oraz możliwość pełnej reprezentacji przed organami kontrolnymi (ZUS, PIP, UP czy US) w oparciu o powierzone pełnomocnictwo.

Obowiązki firmy outsourcingowej – w zakresie płac
Firma outsourcingowa może przejąć obowiązek terminowej wypłaty wynagrodzeń i rozliczania podatków i składek ZUS oraz odpowiedzialność za:

• sporządzania list płac wraz z wyliczeniem składek i podatku od osób fizycznych, z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodów i ulgi podatkowej oraz składki ZUS,
• sporządzanie kartotek wynagrodzeń wraz z „paskami” z wyliczeniem miesięcznego wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, wyszczególnieniem sposobu płatności (przelew/kasa) oraz raportów RMUA,
• ustalanie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych i przygotowywanie dla nich rachunków i/lub list płac,
• sporządzanie deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych,
• sporządzanie zbiorczego polecenia księgowania z listy płac, w podziale na MPK, według zakładowego planu kont dostarczonego przez pracodawcę,
• sporządzenie na koniec roku podatkowego rozliczenia rocznego podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników niekorzystających z ulg i zwolnień, po otrzymaniu oświadczenia od pracownika (PIT- 40),
• sporządzenie na koniec roku podatkowego rozliczenia PIT-11 dla pozostałych pracowników i PIT-8B dla osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia i o dzieło i przesłanie do właściwych urzędów skarbowych oraz do pracowników (według ustaleń z pracodawcą),
• przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach dla pracowników,
• przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń i pobranych zasiłków w związku z zakończeniem zatrudnienia.

Outsourcing nie zwalnia Cię z odpowiedzialności!
W przypadku kontroli ZUS, PIP czy US, za ewentualne wykroczenia przeciwko prawom pracownika lub błędy związane z rozliczeniami odpowiada pracodawca. Ma on wówczas jedynie roszczenie wobec firmy outsourcingowej z tytułu nienależytego wykonania łączącej go z nią umowy. Podobnie jest w przypadku roszczeń związanych ze stosunkiem pracy – pracownik kieruje je do pracodawcy, a nie do firmy outsourcingowej, nawet gdy roszczenia te są skutkiem jej działań lub zaniechań.
Uwaga! Umowa o świadczenie usług kadrowo-płacowych powinna przewidywać odpowiedzialność firmy outsourcingowej za niezgodną z prawem lub nieterminową realizację powierzonych jej zadań. Może także zawierać klauzulę o karach umownych w przypadku, gdyby do takich sytuacji doszło.

Gdy inspektor zażąda dokumentów …
W razie kontroli PIP inspektor może żądać przedłożenia akt osobowych oraz dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników lub innych osób wykonujących pracę na rzecz podmiotu kontrolowanego. Możesz wtedy wskazać miejsce (np. siedzibę biura rachunkowego), w którym przechowywane są dokumenty, jednak inspektor nie ma obowiązku udawania się tam. A zatem na żądanie inspektora musisz ściągnąć wymagane dokumenty do kontroli.