Prowadzenie dokumentacji kadrowej

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników wynika z przepisów Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a k.p.) i spoczywa na każdym pracodawcy. Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i podlega karze grzywny w wysokości do 5000 zł. Sprawcą wykroczenia jest pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.
Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone są w rozporządzeniu MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Język polski w dokumentacji kadrowej

Dokumentacja pracownicza oraz akta osobowe, co do zasady, powinny być sporządzane w języku polskim (art. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim – Dz.U. Nr 90, poz. 999 ze zm.). Pracodawca powinien używać języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium RP, w sytuacji gdy:

osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania w Polsce w chwili zawarcia umowy oraz
umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.

Umowa o świadczenie pracy może być jednocześnie sporządzona w wersji obcojęzycznej, z tym że jeśli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takiej umowy jest jej wersja w języku polskim (art. 8 ust. 2 ustawy).

Zakres dokumentacji kadrowej

Dokumentacja w sprawach pracowniczych obejmuje:

ogólne zasady pracy i płacy – zakładowy układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, regulamin wynagradzania,
obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy (pracodawca wydaje, jeśli nie jest objęty zuzp lub nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy),
tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu,
przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy,
dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz związanych z nimi świadczeń,
dokumentację szkolenia i podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników,
dowody obecności w pracy, absencje chorobowe, urlopy pracownicze, delegacje służbowe, zwolnienia okolicznościowe, polecenia pracy w godzinach nadliczbowych,
dokumentację świadczeń na rzecz pracowników (wczasy pracownicze, opiekę zdrowotną),
dokumentację z zakresu ubezpieczenia osobowego (legitymacje ubezpieczeniowe, dokumenty uprawniające do zasiłków chorobowych, opiekuńczych, rodzinnych, wnioski o emerytury i renty),
dokumentację płacową i podatkową pracowników,
dokumentację umów cywilnoprawnych.

Ochrona danych osobowych

Akta osobowe i inne dokumenty pracownicze stanowią zbiór danych osobowych. W rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), pracodawca jest administratorem tych danych, zaś praca osoby zajmującej się sprawami kadrowymi polega na przetwarzaniu posiadanych danych. Pracodawca nie ma obowiązku zgłaszać zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektowi Ochrony Danych Osobowych, ale ma obowiązek udzielić pracownikowi zajmującemu się sprawami pracowniczymi stosownego upoważnienia oraz wpisać go do ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Pracodawca sporządza upoważnienie w formie pisemnej odrębnie dla każdego pracownika oraz określa w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych.
Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych powinna zawierać:

imię i nazwisko osoby upoważnionej,
datę nadania i ustania upoważnienia,
zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
identyfikator, jeżeli dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników bez odpowiedniego upoważnienia zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Ta sama kara grozi pracodawcy, który nie wyda pracownikowi zajmującemu się sprawami pracowniczymi stosownego upoważnienia.

Akta osobowe pracownika

Każdy pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, akta osobowe. Akta składają się z trzech części:

część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
część B – zawiera dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
cześć C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W teczce osobowej przechowuje się kserokopie lub odpisy dokumentów, jednak pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów, ale tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, zaś każda z części akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Ponieważ akta osobowe przechowuje się, a potem archiwizuje przez 50 lat, dlatego teczki akt osobowych powinny być specjalnie wykonane i odpowiednio wzmocnione. Ponadto od 26 kwietnia 2007 r. do podstawowych obowiązków pracodawcy należy również przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Pracodawca, który pozostawia dokumentację w ww. warunkach podlega karze grzywny (art. 281 pkt 7 k.p.).

Zawartość akt osobowych

CZĘŚĆ A

Lp. Dokumenty

Kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii.
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy – świadectwa, dyplomy, zaświadczenia o ukończeniu kursów, szkoleń.
Świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.
Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

W aktach osobowych powinny znaleźć się również dokumenty, które wymagane są przez inne przepisy, np. pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych.

CZĘŚĆ B

Umowa o pracę – pracodawca sporządza umowę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do akt osobowych.
Zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.
Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją, o której mowa w art. 29 § 3 k.p., przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 k.p.
Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, które nie ukończyło 4 lat, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy lub zmiany tych warunków w innym trybie.
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 k.p.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.
Umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).
Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
Korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.
Kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Podobnie jak w części A, tak i w części B pracodawca może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale z pewnością będą potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń, mających miejsce w czasie zatrudnienia, np.: kserokopię zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS ZUA) i innych dokumentów zgłoszeniowych wysyłanych do ZUS, wnioski o urlop. Regułą jest, w ostatnich czasach, wypłata wynagrodzenia na konto pracownika, przedtem jednak pracodawca powinien uzyskać na to zgodę pisemną pracownika oraz odebrać stosowne upoważnienie (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).
Również dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz, ewentualnie, stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego lub umowy o pracę pracownik powinien złożyć oświadczenie o upoważnieniu płatnika do obliczania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, które powinny być przechowywane w teczce osobowej dla celów dowodowych. Rozporządzenie nakłada również na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także dokumentacji świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Ponadto, jeżeli pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia upoważnienia, to powinien ten fakt (w postaci kserokopii) odnotować w aktach osobowych.

CZĘŚĆ C

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
Dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.).
Dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, w przypadku gdy zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 § 3 k.p).
Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Blog