Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców szereg obowiązków związanych z wydaniem aktów wewnątrzzakładowych, takich jak regulamin pracy, wynagradzania, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, obwieszczenie o wprowadzeniu systemów i rozkładów czasu pracy. Ustawodawca uzależnił wydanie ww. aktów od liczby zatrudnianych pracowników. Ponadto pracodawca wydaje również informacje o równym traktowaniu w zatrudnieniu, o wolnych miejscach pracy. Jednym z obowiązków pracodawcy jest przeciwdziałanie mobbingowi. W tym celu pracodawca może określić swoją politykę w tej kwestii w osobnym dokumencie.

Regulamin pracy

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Obowiązek tworzenia. Pracodawca nie ma obowiązku utworzenia regulaminu pracy (art. 104 § 2 k.p.), jeżeli:

• organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy lub
• pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Obowiązywanie układu zbiorowego pracy nie zawsze zwalnia pracodawcę z obowiązku ustalenia regulaminu pracy. Jeżeli bowiem funkcjonujący w zakładzie układ zbiorowy pracy nie będzie w ogóle regulował organizacji i porządku w procesie pracy lub będzie je regulował niewyczerpująco, pracodawca będzie obowiązany do wydania regulaminu pracy.

Ustalenie regulaminu pracy. Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jeżeli działa ona u danego pracodawcy (art. 1042 § 1 k.p.).
Pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie, jeżeli:

• nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa,
• pracodawca i zakładowa organizacja związkowa nie uzgodnili w wyznaczonym terminie treści regulaminu.

Treść regulaminu pracy. Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych oraz postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 § 2, 3 i 4 k.p.). Mniej korzystne dla pracownika postanowienia regulaminu są nieważne, a w ich miejsce – z mocy prawa – stosuje się odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa pracy.
Minimalną treść regulaminu określa art. 1041 § 1 k.p. stanowiąc, że powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy – komu pracownik bezpośrednio podlega w czasie wykonywania pracy, kto przydziela mu konkretną pracę i poszczególne zadania, zaznajamia z zakresem obowiązków i je nadzoruje,
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały,
• wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bhp oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Regulamin pracy powinien zawierać również informację o:

• karach porządkowych, które powinny być zgodne z art. 108–113 k.p.,
• nagrodach,
• zasadach udzielania urlopów, w tym czy w firmie sporządza się plan urlopów, formę i tryb zgłaszania przez pracownika żądania o udzielenie 4 dni urlopu na żądanie, zasady korzystania z urlopu bezpłatnego przez pracownika.

Natomiast inne niż ww. postanowienia można zamieścić w regulaminie, pod warunkiem, że dotyczą organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków stron stosunku pracy.
W przepisach końcowych można również zamieścić postanowienia dotyczące a przykład:

• zasad rozstrzygania sporów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem,
• sądu właściwego do rozstrzygnięcia takiego sporu,
• osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie skarg i wniosków pracowników,
• osoby odpowiedzialnej za udzielanie informacji w sprawach pracowniczych.

Tryb wprowadzania regulaminu pracy. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. w formie elektronicznej, poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń (art. 1043 § 1 k.p.).

Obwieszczenie o wprowadzeniu systemów czasu pracy
Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawców obowiązek ustalenia systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych w:

• układzie zbiorowym pracy lub
• regulaminie pracy, lub
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty ZUZ lub nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy (czyli zatrudnia poniżej 20 pracowników).

Obwieszczenie powinno zawierać informację o:

• systemach czasu pracy,
• rozkładach czasu pracy oraz
• przyjętych u danego pracodawcy okresach rozliczeniowych.

Pracodawca zapoznaje pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Obwieszczenie wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Systemy czasu pracy to reguły określające wymiar czasu pracy, maksymalną długość okresu rozliczeniowego oraz inne sprawy z tym związane.
Rodzaje systemów czasu pracy i ich charakterystykę zawiera poniższa tabela.

System czasu pracy	Dopuszczalny dobowy wymiar czasu pracy w godzinach	Dopuszczalna długość okresu rozliczeniowego
Podstawowy (art. 129 § 1)	do 8	do 4 miesięcy, wyjątki – do 6 i do 12 mies. (art. 129 § 2)
Równoważny system czasu pracy (art. 135)	do 12	do 1 mies., wyjątki – do 3 i 4 mies. (art. 135 § 2 i 3 )
Równoważny system czasu pracy – przy dozorze urządzeń i przy pogotowiu pracy (art. 136 k.p.)	do 16	do 1 miesiąca
Równoważny system czasu pracy – przy pilnowaniu mienia, ochronie osób, w zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych (art. 137 k.p.)	do 24	do 1 miesiąca, wyjątki – do 3 i 4 mies. (art. 136 zd. drugie)
System przy pracy w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.)	do 8 maks. w trzy dni do 12 godzin (na tzw. łamanie zmian)	do 4 tygodni
System skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)	do 12	do 1 miesiąca
System pracy weekendowej (art. 144 k.p.)	do 12	do 1 miesiąca
System przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p.)	do 8 (przerwa nie dłuższa niż 5 godzin)	do 4 miesięcy

Rozkład czasu pracy – to określenie liczby dni pracy w tygodniu, liczby godzin pracy w poszczególnych dniach tygodnia oraz godzin rozpoczynania i kończenia pracy w ramach określonego systemu organizacji czasu pracy.

Okres rozliczeniowy jest to okres, po upływie którego pracodawca dokonuje rozliczenia czasu pracy pracownika, ustalając:

• czy czas pracy pracownika zmieścił się w granicach norm czasu pracy w obowiązującym systemie oraz
• czy nie została przekroczona przeciętnie pięciodniowa norma czasu pracy.

Rozkład czasu pracy oraz korzystniejszy dla pracownika niż wynikający z przepisów prawa pracy okres rozliczeniowy można również ustalić z pracownikiem w umowie o pracę.

Regulamin wynagradzania

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania. W regulaminie można ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u pracodawcy działa ZOZ, pracodawca uzgadnia z nią regulamin. Regulaminu wynagrodzenia nie wydaje się dla: członków korpusu służby cywilnej, pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania, pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego, sędziów i prokuratorów (art. 239 § 3 w zw. z art. 772 § 5 k.p.), oraz zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej (art. 773 k.p.). Ponadto regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 24126 § 2 w zw. z art. 772 § 5 k.p.).

Treść regulaminu wynagradzania. Regulamin wynagradzania określa warunki wynagradzania za świadczoną przez pracownika pracę oraz zasady przyznawania w danym zakładzie pracy innych świadczeń związanych z pracą. Nie jest dopuszczalne samo nadanie uprawnienia do określonego świadczenia, bez podania zasad warunkujących nabycie prawa do tego świadczenia. Przez zasady przyznawania świadczeń rozumieć należy wysokość, a także wymiar i warunki, jakie należy spełnić, aby dany składnik płacowy lub świadczenie otrzymać.
Pozwala to pracodawcy na znaczną swobodę w ustaleniu tych warunków, nie oznacza jednak całkowitej dowolności. Wynagrodzenie za pracę należy tak ustalić, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 § 1 k.p.). Ponadto pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania zasady równego traktowania w zakresie wynagradzania, zgodnie z którą pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Zasady te należy uwzględnić nie tylko ustalając wynagrodzenie dla określonego pracownika, ale również tworząc regulamin wynagradzania.

System wynagradzania. Należy określić przyjęty u pracodawcy system wynagradzania, czyli sposób ustalenia wysokości wynagrodzenia zależny od przyjętego miernika wartości pracy. Najczęściej stosowane systemy wynagradzania to: czasowy, akordowy, prowizyjny oraz mieszany. Można wprowadzić jednolity system wynagradzania dla wszystkich pracowników, ale praktykowane jest wprowadzanie kilku systemów, np. dla poszczególnych działów zakładu pracy: akordowy w dziale produkcji, prowizyjny w dziale marketingu, czasowy w administracji.

Składniki wynagrodzenia. W regulaminie należy wymienić obowiązujące u pracodawcy składniki wynagrodzenia. Wśród składników można wyróżnić: składnik konieczny (wynagrodzenie podstawowe), które występuje w każdym wynagrodzeniu za pracę, oraz składniki dodatkowe. Składniki dodatkowe mogą mieć charakter:

• • powszechny – przysługują na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, np. dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,
• • fakultatywny – ich wprowadzenie zależy od woli ustalających regulamin wynagradzania, np. dodatek za wysługę lat, dodatek za znajomość języków obcych.

W regulaminie wynagradzania można powtórzyć treść obowiązujących przepisów dotyczących np. potrąceń, okresów niewykonywania pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, oraz świadczeń związanych z pracą (odprawa emerytalna, świadczenia za czas dyżuru, ekwiwalenty itp.). Kwestie te można uregulować w regulaminie wynagradzania korzystniej niż w przepisach powszechnie obowiązujących.

Wejście w życie regulaminu. Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Pracodawca ma obowiązek przestrzegać postanowień regulaminu wynagradzania. Ustalenie wynagrodzenia w sposób prawidłowy oznacza przyznanie pracownikowi wynagrodzenia nie niższego od najniższego przewidzianego na zajmowanym przez niego stanowisku przez przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy.

Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu
Pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. umieszczenie tekstu na tablicy, w intranecie, drogą mailową (art. 941 k.p.). Przez przepisy te należy rozumieć: art. 9, 112-3, 18, 183a 3e, 292, art. 94 pkt 2b, art. 943 k.p.

Regulamin funkcjonowania rady pracowników
Ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550) ma na celu realizację obowiązków określonych w Dyrektywie 2002/14/WE, ustanawiającej ogólne ramowe warunki informowania i przeprowadzania konsultacji z pracownikami we Wspólnocie Europejskiej.

Zakres podmiotowy. Przepisy ustawy mają zastosowanie do pracodawców wykonujących działalność gospodarczą i zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Jednak do dnia 23 marca 2008 r. przepisy ustawy stosuje się tylko do pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Przepisów ustawy nie stosuje się do:

• przedsiębiorstw państwowych, w których tworzony jest samorząd załogi przedsiębiorstwa;
• przedsiębiorstw mieszanych zatrudniających co najmniej 50 pracowników;
• państwowych instytucji filmowych.

Zakres przedmiotowy. Pracodawca ma obowiązek przekazywać radzie pracowników informacje dotyczące:

• działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
• stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
• działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

W tych sprawach rada pracowników może przedstawić opinię; przyjęcie opinii wymaga zgody większości członków rady pracowników. Każdy z członków rady pracowników może zaś przedstawić zdanie odrębne, które powinno być przedstawione pracodawcy.
Pracodawca musi przekazać informacje także w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań oraz na pisemny wniosek rady pracowników.
Pracodawca ma przekazywać informacje w terminie, formie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji, a w sprawach dotyczących stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia oraz działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia – przygotowanie się do konsultacji.
Rada pracowników oraz pracodawca mają obowiązek prowadzić konsultacje w dobrej wierze oraz z poszanowaniem interesów stron.

Liczebność rady. W skład rady pracowników wchodzi u pracodawcy zatrudniającego:

• od 50 do 250 pracowników – 3 pracowników;
• od 251 do 500 pracowników – 5 pracowników;
• powyżej 500 pracowników – 7 pracowników.

Każda z organizacji związkowych ma przy tym prawo wyboru nie mniej niż jednego członka rady pracowników. W przypadku, gdy liczba organizacji związkowych jest większa niż liczba członków rady pracowników, to każdej z organizacji związkowych przysługuje prawo wyboru jednego członka rady pracowników. Organizacje związkowe mogą ustalić odmienne od określonych wyżej zasady reprezentacji w radzie pracowników.
Ponadto sama rada pracowników może ustalić z pracodawcą liczbę członków rady pracowników inną niż określona wyżej, nie mniej jednak niż 3 członków rady pracowników.

Pierwsze zebranie rady. W terminie 30 dni od dnia wyboru rady pracowników pracodawca zwołuje pierwsze zebranie rady pracowników. Rada wybiera ze swojego grona przewodniczącego i uchwala regulamin.