Pracodawca jest zobowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia informuje pracownika w pisemnej informacji. Wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest możliwe tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Wypłata wynagrodzenia w inny sposób niż do rąk pracownika może nastąpić tylko wtedy, gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Wypłaty wynagrodzenia pracodawca dokonuje co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia pracownik ma prawo do odsetek ustawowych za czas opóźnienia. Odsetki przysługują również wtedy, gdy pracownik nie poniósł żadnej szkody z powodu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia oraz gdy opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Odsetki przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Odsetki są więc naliczane od zaległego wynagrodzenia brutto. Niezależnie od odsetek, pracownik może żądać odszkodowania za szkodę, którą poniósł w wyniku opóźnienia. Muszą być wówczas spełnione następujące warunki:

• pracownik poniósł rzeczywistą szkodę w wyniku nieterminowej wypłaty wynagrodzenia,
• opóźnienie nastąpiło w wyniku okoliczności, za które pracodawca ponosi odpowiedzialność.

Terminowa wypłata wynagrodzenia jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy.

Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.). Ponadto w takiej sytuacji pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (art. 55 § 11 k.p.).

Dokumentacja płacowa

Na dokumentację płacową, do której prowadzenia są zobowiązani pracodawcy, składają się przede wszystkim:

• lista płac,
• imienna karta wynagrodzenia.

Lista płac pracowników

Lista płac jest podstawą do wypłacenia wynagrodzenia pracownikom (zleceniobiorcom). Sporządzana jest dla wszystkich pracowników na podstawie innych dokumentów płacowych i kadrowych, m.in. umowy o pracę, wykazu godzin nadliczbowych, wykazu prowizji, nagród, zwolnień lekarskich. Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak: nazwa pracodawcy, numery stron, miesiąc, którego dotyczy, data sporządzenia i podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej. Lista płac jest dowodem na:

• udokumentowanie środków pracodawcy przeznaczonych na wynagrodzenie,
• rozliczenie pracodawcy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa oraz z funduszu ubezpieczeń społecznych,
• rozliczenie pracodawcy z zobowiązań wobec urzędu skarbowego, czyli stanowi podstawę do odprowadzenia do US zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Imienna karta wynagrodzeń pracowników

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia. Karta wynagrodzeń pracownika powinna zawierać:

• podstawowe dane osobowe dotyczące danego pracownika,
• nazwę urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania, w którym pracownik będzie składał roczne zeznanie podatkowe,
• informacje dotyczące zatrudnienia, czyli datę przyjęcia do pracy, rodzaj umowy o pracę, wymiar etatu, stanowisko, wysokość i rodzaj wynagrodzenia.

Imienna karta wynagrodzeń powinna zawierać dokładne zestawienie:

• wynagrodzeń i świadczeń z tytułu zatrudnienia, jak również
• składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• dokonanych potrąceń oraz
• kwotę netto.

Karta wynagrodzenia służy jako pomoc przy sprawdzeniu deklaracji PIT, deklaracji ZUS, dlatego powinna być prowadzona w sposób jasny i przejrzysty.

Ponadto na karcie wynagrodzeń należy umieścić informację dotyczącą:

• rodzaju kosztów uzyskania przychodów,
• oświadczenia pracownika dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• podstaw składek emerytalno‑rentowych z innych zakładów pracy, jeżeli takie występowały lub występują,
• informacji o obniżeniu podatku w związku ze wspólnym rozliczaniem małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci.